Автор: Михаил Третьяков (юрист)
Связаться с автором: tretiakov_m@mail.ru
Какие потенциальные риски несет использование факсимиле при заключении сделок, оформлении первичных документов и налоговой отчетности?
Ответ на этот вопрос предполагает существование двух основных опасностей, которые, во-первых, лежат в плоскости договорных взаимоотношений с контрагентами и, во-вторых, связаны с негативным отношением налоговых органов к использованию факсимильного воспроизведения подписи.
Прежде всего необходимо заметить, что само понятие «факсимиле» (от латинского «fac simile» – сделать подобное) не определено на законодательном уровне, так же как и единый порядок его использования. Поэтому о статусе факсимиле можно судить исключительно по результатам системного анализа нормативно-правовых актов различных отраслей права: гражданского, налогового, административного и др.
Предупрежден – значит вооружен.
(Неизвестный автор)
Так, статьей 207 Гражданского кодекса Украины предусмотрена возможность использования факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи при совершении сделок в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон.
Такое соглашение можно оформить как отдельный документ (например, дополнительное соглашение) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. При этом соглашение в обязательном порядке должно содержать образцы соответствующих факсимиле, которые планируются к использованию сторонами в качестве аналогов собственноручных подписей. Лишь в этом случае факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и личная подпись, а заверенные таким способом документы будут считаться легитимными.
Последствием несоблюдения указанных требований к использованию факсимиле может быть признание в судебном порядке таких договоров и других документов, регламентирующих условия сделок (дополнительных соглашений, спецификаций, приложений и дополнений к договорам), недействительными.
Не менее важным является вопрос о возможности использования факсимиле при оформлении первичных документов. К сожалению, сегодня нет единого подхода к этой проблеме, что связано с изменениями в законодательстве последних лет.
Действующая с 2010 г. редакция пункта 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины №88 от 24 мая 1995 г., устанавливает, что документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.
На протяжении 15 лет указанное Положение содержало норму о том, что документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другого механического или электронного способа удостоверения.
Что стало причиной для пересмотра сложившейся практики – остается только догадываться. Очевидно одно, что такие изменения выгодны исключительно налоговым органам, которые получили еще один инструмент признания первичных документов, заверенных факсимиле, недействительными с последующим увеличением налоговых обязательств.
Об этом свидетельствует недавняя обобщающая налоговая консультация, утвержденная Приказом Государственной налоговой службы Украины № 1047от 22 ноября 2012 г. Хотя последняя прямо не запрещает использовать факсимиле при составлении первичных документов, все же подчеркивает тот факт, что Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» не предусматривает возможность использования факсимиле. Аналогичная позиция была озвучена ГНСУ при составлении разъяснений в единой базе налоговых знаний.
Если Вы проставляете факсимиле на первичных документах, будьте готовы к тому, что их не примут во внимание налоговые органы
Об этом свидетельствует позиция ГНС Украины, публично озвученная в обобщающей консультации (Приказ №1047 от 22 ноября 2012 г). Такая узкая трактовка на руку исключительно налоговикам, которые получили еще один повод для увеличения налоговых обязательств. Закон же гласит об обратном…
Согласно ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», первичные документы должны иметь такие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату и место составления, название предприятия, от имени которого составлен документ, содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Законы должны иметь для всех одинаковый смысл.
(Монтескье)
Таким образом, Закон предусматривает возможность альтернативного использования как личной подписи, так и других данных, позволяющих идентифицировать подписанта. В качестве «других данных» можно рассматривать факсимильное воспроизведение подписи при соблюдении следующих требований.
Оттиск факсимиле на первичном документе позволяет связать отдельную хозяйственную операцию с конкретным лицом, проставившим его, лишь при условии локальной регламентации на предприятии. Для этого необходимо закрепить факсимиле за конкретным сотрудником приказом руководителя с одновременным утверждением положения о порядке его использования.
Оформление таких документов хоть и не снимет 100% вопросов при налоговой проверке, однако повысит легитимность режима пользования факсимиле и сможет служить дополнительной доказательной базой в возможном судебном процессе.
Менее дискуссионным является вопрос о недопустимости использования факсимиле при составлении налоговой отчетности. Статьей 48 Налогового кодекса предусмотрен исчерпывающий перечень обязательных реквизитов налоговой отчетности, к которым отнесена подпись налогоплательщика, заверенная печатью (при наличии). То есть достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является оригинал подписи уполномоченного лица на документе в бумажной форме или в электронном документе электронной цифровой подписи налогоплательщика.
Наличие собственноручной подписи является обязательным при оформлении налоговой накладной (утвержден приказом Минфина от 01.11.2011 №1379. Налоговая накладная считается недействительной, если нарушен порядок ее заполнения.
Вместе с тем, отсутствие оригинальной подписи на приказе и направлении на проверку является достаточным основанием для недопущения проверяющих на предприятие, поскольку по ст. 81 НК направление является действительным при наличии скрепленной печатью подписи руководителя налогового органа или его заместителя. Налоговые уведомления-решения также не могут содержать факсимильное воспроизведение подписи.
Кроме того, пунктом 59 Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 30 ноября 2011 №1242, установлено, что факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.
Законодательством закреплен ряд других случаев неприемлимости факсимиле. В частности, запрет распространяется практически на все документы банковской сферы. Подводя итог, отметим, что главной особенностью факсимиле является отсутствие возможности утверждать «по умолчанию», что в соответствующем документе закреплена воля лица, подпись которого воспроизведена. Т.е. наличие дополнительного регламентирующего механизма является обязательным условием установления легитимного режима использования факсимиле на любом предприятии.
Когда сосед воскресным утром начинает сверлить стены, надеешься только на то, что он не соблюдает технику безопасности.
Материал был опубликован в журнале «Терминал» №14, 15. (от 8 и 15 апреля 2013 г.)
